Introducción
Esta guía tiene la finalidad de guiarte en los primeros pasos para poder empezar a utilizar tu línea de financiación con Novicap. Asimismo, en ella te explicamos como realizar las tareas más comunes como subir remesas de deudores, de facturas y de pagarés, actualizar la documentación necesaria y navegar por la plataforma mientras sacas el máximo provecho de tu línea.
Acceder a la plataforma de Novicap
En el momento en que nuestro servicio de atención al cliente dé de alta tu usuario de correo electrónico en la plataforma de Novicap, recibirás un correo electrónico de aviso desde el que podrás acceder a la plataforma. Haciendo click en “Activar cuenta” se te abrirá la pantalla de inicio de sesión de la plataforma donde deberás establecer una contraseña para tu usuario.
Correo de aviso de alta en la plataforma
Si tienes dudas sobre cómo establecer tu contraseña, puedes contactar con el equipo de Novicap enviando un correo electrónico a:
Página de acceso a la plataforma de Novicap
Secciones principales de la plataforma
La plataforma de Novicap pone a tu disposición las siguientes secciones:
- Información de la línea
- Facturas
- Deudores
- Contabilidad
- Flujo de caja
- Cobros pendientes
- Facturas de Novicap
- Documentación
- Ajustes
- Perfil
Página de inicio dentro de la plataforma de Novicap
Información de la línea
En esta sección tienes información relativa al tamaño de la línea: qué cantidad está en uso y cuál está disponible. Se trata de una sección totalmente visual que mostrará la información a tiempo real a la izquierda de la pantalla, en la parte superior de la columna lateral.
Facturas
Si haces click en la sección de facturas, verás que su pantalla principal se divide en diferentes secciones en función del estado en el que se encuentre cada factura. Situando el cursor sobre el título de cada pestaña de clasificación de facturas podrás ver una breve descripción de su significado.
Posibilidad de ver el significado de la clasificación pasando el cursor por encima de la pestaña
En esta sección también se podrán subir las facturas y ver el estado de aceptación. También encontramos la relación de facturas incluidas en la plataforma junto a un breve resumen de la información principal de las mismas. Para mayor detalle, puedes acceder al apartado “Detalles” a la derecha de cada factura.
Deudores
En esta sección encontramos la relación de deudores incluida en la plataforma junto a un resumen del límite por deudor y otra información relativa. Los deudores también se clasifican en diferentes secciones y, al igual que en la sección Facturas, puedes ver una breve descripción de cada clasificación del deudor situando el cursor encima del título de la pestaña.
En esta sección también se podrán subir las remesas de deudores y ver el estado de aceptación.
Contabilidad - Flujo de caja
En esta sección podrás ver la relación de movimientos que se han efectuado en tu cuenta de Novicap. Cada movimiento tendrá su descripción, referencia y el saldo resultante después del movimiento.
Contabilidad - Cobros pendientes
En la sección de cobros pendientes se podrán ver aquellos cobros y recursos pendientes de liquidar, con fecha de creación, cantidad y el importe pagado indicados en cada línea.
Contabilidad - Facturas de Novicap
En la sección de facturas de Novicap podrás ver y descargar todas las facturas emitidas por los servicios de Novicap.
Límites
En la sección de límites podrás ver los límites para cada uno de los deudores aceptados y dados de alta, mostrándote, también, la exposición y el disponible.
Documentación
En esta sección deberás subir toda la documentación requerida para cada empresa que constituya la línea.
Ajustes
En esta sección tendrás visibilidad de los usuarios dados de alta en la plataforma y el IBAN utilizado para transferencias.
Perfil
En esta sección podrás ajustar las preferencias de tu usuario en la plataforma de Novicap. Podrás elegir el idioma, activar la verificación en dos pasos o establecer tus preferencias de comunicación.
Primeros pasos
Con el fin de poder empezar a utilizar tu línea de financiación y así poder iniciar las gestión de cobros de tus deudores o pagarés, debes seguir los siguientes pasos:
Es imprescindible subir la remesa de deudores antes de subir facturas / pagarés.
Subir una remesa de deudores
Puedes subir tu primera remesa de deudores haciendo click en la sección Deudores (columna izquierda) y después haciendo click en “Agregar remesa deudor”.
Subir una remesa de deudores a la plataforma
Es imprescindible subir la remesa de deudores antes de empezar a subir facturas / pagarés. En caso de que intentemos subir una facturas / pagarés que contengan algún deudor no incluido previamente en la plataforma, aparecerá un error.
En la pantalla de subida de la remesa de deudores, podrás descargar un archivo CSV de ejemplo que incluirá todos los campos que debes rellenar de cada uno de los deudores cuyas facturas o pagarés quieras anticipar. Para descargar el archivo, tan solo deberás hacer click en “Descarga un archivo de muestra”. Aunque el archivo se descargará en formato CSV, este puede convertirse a formato Excel (.xlsx, .xlsm, etc.) para facilitar la introducción de datos. La plataforma permitirá subir la remesa tanto en formato CSV como en formato Excel.
Descargar el archivo de muestra para subir la remesa
Para que la remesa se procese correctamente, es importante mantener el formato indicado en el archivo de muestra. Los títulos de las columnas no deben ser alterados. Algunos errores comunes:
- Incluir carácteres especiales (tildes, ñ…)
- Añadir espacios entre los números
- Poner un NIF de persona física en lugar de un CIF de empresa
Cuando subas el archivo, deberás revisar que cada columna se ha emparejado con los datos correspondientes. Si necesitas cambiar algún dato que no ha sido emparejado correctamente de forma automática, puedes hacerlo desplegando la lista para el “Matching encabezado” de la columna.
Cómo corregir un encabezado mal emparejado desplegando la lista
Una vez subido el CSV podemos obtener dos resultados:
- Procesado: el archivo ha sido subido con éxito
- Processed with errors: el archivo ha sido subido con errores. Tenemos la posibilidad de descargarnos los resultados en el botón que aparece a al derecha. En el archivo resultante se indicará la fila en la que se encuentra el error. Se debe modificar el archivo para subsanar el error y volver a subirlo para corregirlo.
Una vez subido el archivo, todos los deudores que hayas incluido se mostrarán en la página. Deberás verificar que todos los deudores se han subido correctamente y no han aparecido carácteres no reconocidos.
Si quieres ver el registro de todas las remesas de deudores que has subido previamente, puedes hacerlo haciendo click en la sección Deudores → Agregar remesa deudor y, dentro de la pantalla de subida de la remesa, hacer click en “Importaciones anteriores”.
Puedes ver las remesas que has subido previamente haciendo click en “Importaciones anteriores”
Remesa anterior subida con la opción de descargar resultados
Asimismo, podrás subir un deudor de forma individual sin necesidad de crear una remesa. Para hacerlo, deberás hacer click en la sección Deudores → Agregar deudor y rellenar manualmente los campos solicitados.
Pantalla para agregar un deudor de forma individual
Subir facturas / pagarés
De la misma forma que para agregar un deudor individual, para agregar facturas debes acceder a la sección Facturas y hacer click en “Agregar factura”.
Subir una factura en la plataforma
Una vez dentro de la pantalla de Agregar factura, deberás rellenar todos los campos solicitados.
En el caso de la selección del cliente (deudor), sólo aparecerán aquellos deudores que han sido aprobados y no están en proceso de revisión por parte de Novicap.
A medida que vayamos rellenando los datos solicitados, irán apareciendo algunos campos extra. Mientras vayamos rellenando los datos veremos que a nuestra derecha aparece un cuadro con las condiciones de financiación de la factura.
Proceso de subida del archivo para las líneas de Factoring, Anticipo de Facturas y Descuento de Pagarés
Una vez rellenados los campos y adjuntada la factura original, haremos click en Enviar y la plataforma procesará la factura. Esta aparecerá en financiación pendiente hasta que se efectúe la transferencia por parte de Novicap.
Si quieres información adicional de cada factura, puedes acceder a ella a través del botón “Detalles” incluido a la derecha de cada una de las facturas, en el apartado de Facturas. Aquí aparece información acerca del deudor y el contacto del mismo, el detalle de la factura (referencia, importe, fechas pertinentes…) y el desglose de los gastos de financiación.
Puedes ver los detalles de cada factura haciendo click en el botón “Detalles” que aparece a la derecha
Cambiar entre distintas líneas y productos
En los casos en los que un mismo usuario tenga acceso a la gestión de varias líneas de financiación u otros productos, podrá acceder a las mismas a través del botón “Cambiar producto”, situado en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Puedes cambiar entre los distintos servicios contratados
Soporte y atención al cliente
Si tienes cualquier duda o necesitas asistencia de algún tipo en la gestión de tu cuenta de cliente, en Novicap ponemos a tu disposición un equipo de atención al cliente para ayudarte en todo el proceso. A continuación te dejamos los puntos de contacto que puedes usar para obtener soporte:
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Teléfono |
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+34 900 861 374 |
operaciones@novicap.com |
Otros servicios de Novicap
A través de la plataforma de Novicap también te ofrecemos la posibilidad de anticipar el pago a tus proveedores a través de una línea de Confirming, optimizar tu gestión de pagos a proveedores obteniendo descuentos por pronto pago a través de nuestro Dynamic Discounting u obtener liquidez para tus necesidades a corto plazo con la Línea de Préstamos.
Si buscas mejorar tu cadena de suministro y optar a una mejor negociación de las condiciones comerciales con tus proveedores, puedes contar con nuestra solución de Confirming que, gracias a sus diferentes líneas de Estándar y Pronto pago con o sin colaterales, se adaptarán a la perfección a las necesidades de tu empresa.
Si quieres rentabilizar tu exceso de tesorería o tus líneas de financiación (bancarias o no bancarias) y obtener descuentos por pronto pago a tus proveedores mejorando tu cadena de suministro, el Dynamic Discounting de Novicap supone la mejor opción para tu empresa.
Si buscas liquidez para hacer frente a tus necesidades de circulante como aprovisionamientos, pago de nóminas, impuestos o inversiones, la Línea de Préstamos de Novicap puede ser la mejor opción dada su flexibilidad.
Si quieres más información acerca de los servicios que ofrece Novicap puedes llamarnos al +34 900 861 374 o enviar un correo electrónico a operaciones@novicap.com y uno de nuestros expertos financieros se pondrá en contacto contigo en menos de 48 horas.