Introducción
Esta guía tiene la finalidad de guiarte en los primeros pasos para poder empezar a utilizar tu línea de Confirming en Novicap. Asimismo, en ella te explicamos como realizar las tareas más comunes como invitar a proveedores, subir remesas de facturas o subir la documentación requerida.
Acceder a la plataforma de Novicap
En el momento en que nuestro servicio de atención al cliente dé de alta tu usuario de correo electrónico en la plataforma de Novicap, recibirás un correo de aviso desde el que podrás acceder a la plataforma. Haciendo click en “Activa tu usuario ahora” se te abrirá la pantalla de inicio de sesión de la plataforma donde deberás añadir:
- El usuario: será la misma dirección electrónica que ha recibido el correo de bienvenida
- La contraseña: deberás establecerla la primera vez que accedas a la plataforma
Correo de aviso de alta en la plataforma
Si tienes dudas sobre cómo establecer tu usuario y contraseña, puedes contactar con el equipo de Novicap enviando un correo electrónico a:
Página de acceso a la plataforma de Novicap
Secciones principales de la plataforma
La plataforma de Confirming de Novicap pone a tu disposición las siguientes secciones:
- Información de la línea
- Confirming
- Facturas
- Auto Confirming
- Facturas
- Instrucciones de pago
- Proveedores
- Contabilidad
- Flujo de caja
- Cobros pendientes
- Facturas de Novicap
- Límites
- Documentación
- Ajustes
- Perfil
Página de inicio dentro de la plataforma de Novicap
Información de la línea
En esta sección tienes información relativa al tamaño de la línea y qué parte de la misma está en uso. Se trata de una sección totalmente visual que mostrará la información a tiempo real a la izquierda de la pantalla, en la parte superior de la columna lateral.
En el caso de que tu empresa tenga contratada la funcionalidad de Auto Confirming, aparecerán dos secciones de Facturas, una para el Confirming normal (con financiación de Novicap) y otra para el Auto Confirming (sin financiación de Novicap), que también incluye una página para las instrucciones de pago a favor de Novicap.
Facturas
La sección de facturas está divida en diferentes secciones en función del estado en el que se encuentren. Situando el cursor sobre el título de cada pestaña de clasificación de facturas podrás ver una breve descripción de su significado.
En esta sección también se podrán subir las remesas de facturas y ver el estado de aceptación. También encontramos la relación de facturas incluidas en la plataforma junto a un breve resumen de la información principal de las mismas. Para mayor detalle, puedes acceder al apartado “Detalles” a la derecha de cada factura.
Proveedores
En esta sección encontramos la relación de proveedores incluida en la plataforma junto a un resumen de las facturas añadidas por proveedor y cuántas de éstas han sido financiadas. Los proveedores también se clasifican en diferentes secciones y, al igual que en la sección Facturas, puedes ver una breve descripción de cada sección situando el cursor encima del título.
En esta sección también se podrán subir las remesas de proveedores y ver el estado de aceptación.
⚠ ️ En Confirming estándar, una vez subida la remesa de proveedores, se enviará un correo automático a los proveedores invitándoles a darse de alta en la plataforma.
Contabilidad - Flujo de caja
En esta sección podrás ver la relación de movimientos que se han efectuado en tu cuenta de Novicap. Cada movimiento tendrá su descripción, referencia y el saldo resultante después del movimiento.
⚠ ️ En Confirming pronto pago, en la parte superior de la pantalla podrás ver la información relativa a tu cuenta: saldo disponible, coste total de financiación y saldo adicional requerido. Estas secciones aparecerán después de subir la primera remesa de facturas.
Contabilidad - Cobros pendientes
En la sección de cobros pendientes se podrán ver aquellos cobros y recursos pendientes de liquidar, con fecha de creación, cantidad y el importe pagado indicados en cada línea.
Contabilidad - Facturas de Novicap
En la sección de facturas de Novicap podrás ver y descargar todas las facturas emitidas por los servicios de Novicap.
Límites
En la sección de límites podrás ver qué límite se ha aplicado a cada una de las líneas que tienes con Novicap, clasificado por productos contratados.
Además, podrás ver también los límites para cada uno de los proveedores dados de alta, mostrándote, también, la exposición y el disponible.
Documentación
En esta sección deberás subir toda la documentación requerida para cada empresa que constituya la línea.
Ajustes
En esta sección tendrás visibilidad de los usuarios dados de alta en la plataforma y el IBAN utilizado para transferencias.
Perfil
En esta sección podrás ajustar las preferencias de tu usuario en la plataforma de Novicap. Podrás elegir el idioma, activar la verificación en dos pasos o establecer tus preferencias de comunicación.
Primeros pasos
Con el fin de poder empezar a utilizar tu línea de Confirming y así poder iniciar las gestión de pagos de tus proveedores debes seguir los siguientes pasos:
Es imprescindible subir la remesa de proveedores antes de subir una remesa de facturas.
⚠ ️ En Confirming estándar, una vez subida la primera remesa de facturas, tus proveedores recibirán un correo electrónico automático donde les comunicaremos que tienen disponibles para anticipar las facturas que estén incluídas en la remesa.
Invitar a proveedores a través de una remesa
Puedes invitar a tus proveedores dentro del producto de Proveedores - Agregar remesa de proveedor.
Subir una remesa de proveedores a la plataforma
Es imprescindible subir la remesa de proveedores antes de subir la remesa de facturas. En caso de que intentemos subir una remesa de facturas que contenga algún proveedor no incluido previamente en la plataforma, aparecerá un error.
Desde esta misma página puedes descargar un archivo CSV de ejemplo que incluirá todos los campos que debes rellenar de cada uno de los proveedores que quieras invitar a tu Confirming. Para descargar el archivo, tan solo deberás hacer click en “Descarga un archivo de muestra”. Aunque el archivo se descargará en formato CSV, este puede convertirse a formato Excel (.xlsx, .xlsm, etc.) para facilitar la introducción de datos. La plataforma permitirá subir la remesa tanto en formato CSV como en formato Excel.
Descargar el archivo de muestra para subir la remesa
Para que la remesa se procese correctamente, es importante mantener el formato indicado en el archivo de muestra. Los títulos de las columnas no pueden ser alterados. Algunos errores comunes:
- Incluir carácteres especiales (tildes, ñ…)
- Añadir espacios entre los números
- Poner un NIF de persona física en lugar de un CIF de empresa
Una vez subido el CSV podemos obtener dos resultados:
- Processed: el archivo ha sido subido con éxito
- Processed with errors: el archivo ha sido subido con errores. Tenemos la posibilidad de descargarnos los resultados en el botón que aparece a al derecha. En el archivo resultante se indicará la fila en la que se encuentra el error. Se debe modificar el archivo para subsanar el error y volver a subirlo para corregirlo.
Remesa con errores y la opción de descargar resultados
Una vez subido el archivo, todos los proveedores que hayas incluido se mostrarán en la página. Deberás verificar que todos los proveedores se han subido correctamente y no han aparecido carácteres no reconocidos.
Subir remesas de facturas
Para poder subir una remesa de facturas debes acceder a la página Facturas - Agregar facturas.
Subir una remesa de facturas en la plataforma
En esta sección verás el campo para subir la remesa de facturas y el listado completo de las remesas subidas hasta la fecha.
Para generar el archivo con la remesa de facturas puedes descargar el archivo de muestra y completar los campos solicitados para cada factura.
Para descargar el archivo de muestra, simplemente tenemos que hacer click en “Descargar el archivo de muestra” en la ventana emergente que aparece una vez hemos hecho click en “Agregar facturas”. Aunque el archivo de muestra se descargará en formato CSV, este puede convertirse a formato Excel (.xlsx, .xlsm, etc.) para facilitar la introducción de datos. La plataforma permitirá subir la remesa tanto en formato CSV como en formato Excel.
Descargar una muestra para subir la remesa de facturas
Es muy importante que sigas las siguientes instrucciones a la hora de cumplimentar el documento:
- El formato de la fecha debe ser el proporcionado en el CSV de ejemplo: AAAA-MM-DD (Año, Mes, Día)
- El formato del importe de la factura debe ser el proporcionado en el CSV de ejemplo: 1000,50.
- La referencia de la factura no tiene que ser estrictamente como la propuesta en el ejemplo. Puede tratarse de números, letras o una combinación de ambos.
Tanto en la remesa de proveedores como en la de facturas, debes asegurarte de no incluir espacios antes o después de la información. Esto puede generar errores difíciles de percibir.
Si quieres información adicional de cada factura, puedes acceder a ella a través del botón “Detalles” incluido a la derecha de cada una de las facturas, en el apartado de Facturas. Aquí aparece información acerca del proveedor y el contacto del mismo. El detalle de la factura (referencia, importe, fechas pertinentes…) y el desglose de los gastos de financiación.
Puedes ver los detalles de cada factura haciendo click en el botón “Detalles” que aparece a la derecha
Gestión del Auto Confirming
En el caso de que tu empresa tenga contratada la funcionalidad de Auto Confirming, aparecerán dos secciones de Facturas, una para el Confirming normal (con financiación de Novicap) y otra para el Auto Confirming (sin financiación de Novicap), que también incluye una página para las instrucciones de pago a favor de Novicap.
Sección de Auto Confirming en la plataforma de Novicap
Para ofertar facturas a tus proveedores en la modalidad de Auto Confirming, deberás seguir los mismos pasos indicados en Subir remesas de facturas desde la sección de Auto Confirming.
A medida que tus proveedores vayan aceptando las condiciones ofertadas, empezaremos a enviarte las instrucciones de pago pertinentes por correo electrónico. También las tendrás disponibles en la sección de Instrucciones de pago de la plataforma.
Cambiar entre distintas líneas y productos
En los casos en los que un mismo usuario tenga acceso a la gestión de varias líneas de Confirming u otros productos, podrá acceder a las mismas a través del botón “Cambiar producto”, situado en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Puedes cambiar entre los distintos servicios contratados
Soporte y atención al cliente
Si tienes cualquier duda o necesitas asistencia de algún tipo en la gestión de tu cuenta de cliente, en Novicap ponemos a tu disposición un equipo de atención al cliente para ayudarte en todo el proceso. A continuación te dejamos los puntos de contacto que puedes usar para obtener soporte:
|
Teléfono |
|
|
+34 900 861 374 |
confirming@novicap.com |
Otros servicios de Novicap
A través de la plataforma de Novicap también te ofrecemos la posibilidad de financiar facturas pendientes de pago de tus clientes a través del Factoring, u optimizar tu gestión de pagos a proveedores obteniendo descuentos por pronto pago a través de nuestro Programa de pagos a proveedores.
La línea de Factoring de Novicap ofrece a tu empresa la oportunidad de anticipar las facturas emitidas a tus deudores nacionales e internacionales antes de la fecha estimada de pago. Con los módulos adicionales Sin recurso, Verificación parcial o Verificación parcial extendida podrás encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
Si quieres rentabilizar tu exceso de tesorería o tus líneas de financiación (bancarias o no bancarias) y obtener descuentos por pronto pago a tus proveedores mejorando tu cadena de suministro, el Programa de pagos a proveedores de Novicap supone la mejor opción para tu empresa. Actualmente Novicap ofrece líneas de Dynamic Discounting y Supply Chain Finance.
Si quieres más información acerca de los servicios que ofrece Novicap puedes llamarnos al +34 900 861 374 o enviar un correo electrónico a info@novicap.com y uno de nuestros expertos financieros se pondrá en contacto contigo en menos de 48 horas.