Introducción
Esta guía tiene la finalidad de guiarte en los primeros pasos para poder empezar a utilizar tu línea de Dynamic Discounting en Novicap. Asimismo, en ella te explicamos como realizar las tareas más comunes, como invitar a proveedores o subir remesas de facturas.
Acceder a la plataforma de Novicap
En el momento en que nuestro servicio de atención al cliente dé de alta tu usuario de correo electrónico en la plataforma de Novicap, recibirás un correo de aviso desde el que podrás acceder a la plataforma. Haciendo click en “Activar cuenta” se abrirá la pantalla de inicio de sesión de la plataforma donde deberás añadir:
- El usuario: será la misma dirección electrónica que ha recibido el correo de bienvenida
- La contraseña: deberás establecerla la primera vez que accedas a la plataforma
Correo de aviso de alta en la plataforma
Pantalla para establecer el usuario y la contraseña
Si tienes dudas sobre cómo establecer tu usuario y contraseña, puedes contactar con el equipo de Novicap enviando un correo electrónico a:
Página de acceso a la plataforma de Novicap
Secciones principales de la plataforma
La plataforma de Dynamic Discounting de Novicap pone a tu disposición las siguientes secciones:
- Resumen
- Facturas
- Proveedores
- Instrucciones de pago
- Documentación
- Ajustes
- Perfil
Página de inicio dentro de la plataforma de Novicap
Resumen
En esta sección tienes información relativa a la línea, con un dashboard que resume los aspectos principales de tu programa de Dynamic Discounting: descuentos obtenidos, volumen de facturas y proveedores subidos / activados, evolución de las cifras, etc.
Facturas
La sección de facturas está divida en diferentes pestañas en función del estado en el que se encuentren las facturas. Situando el cursor sobre el título de cada pestaña de clasificación podrás ver una breve descripción de su significado. Podrás ver las facturas no aceptadas, aquellas cuya instrucción de pago está pendiente de envío y aquellas que ya han sido enviadas.
En esta sección también podrás subir las remesas de facturas y ver su estado de aceptación. También encontrarás la relación de facturas incluidas en la plataforma junto a un breve resumen de la información principal de las mismas.
Proveedores
En esta sección puedes ver la relación de proveedores incluida en la plataforma junto a un resumen de las facturas añadidas por cada proveedor y cuántas de éstas han sido financiadas. También se podrán subir las remesas de proveedores y ver el estado de aceptación de sus facturas.
Instrucciones de pago
En esta sección podrás ver todas las instrucciones de pago emitidas desde el inicio con alguna información relevante, como la fecha de envío, el importe o el número de facturas.
Documentación
En esta sección deberás subir toda la documentación requerida para cada empresa que constituya la línea.
Ajustes
En esta sección podrás gestionar los usuarios que tienen acceso a la cuenta y modificar algunos ajustes.
Perfil
En esta sección podrás ajustar las preferencias de tu usuario en la plataforma de Novicap. Podrás elegir el idioma, activar la verificación en dos pasos o establecer tus preferencias de comunicación.
Primeros pasos
Con el fin de poder empezar a utilizar tu línea de Dynamic Discounting y gestionar los descuentos a tus proveedores debes seguir los siguientes pasos:
Es imprescindible subir la remesa de proveedores antes de subir una remesa de facturas.
Invitar a proveedores a través de una remesa
Puedes invitar a tus proveedores en la pestaña Proveedores - Añadir proveedores.
Subir una remesa de proveedores a la plataforma
Desde esta misma página puedes descargar un archivo CSV de ejemplo que incluirá todos los campos que debes rellenar de cada uno de los proveedores que quieras invitar a tu programa de Dynamic Discounting. Para descargar el archivo, tan solo deberás hacer click en “Descarga un archivo de muestra”. Aunque el archivo se descargará en formato CSV, este puede convertirse a formato Excel (.xlsx, .xlsm, etc.) para facilitar la introducción de datos. La plataforma permitirá subir la remesa tanto en formato CSV como en formato Excel.
Descargar el archivo de muestra para subir la remesa
Para que la remesa se procese correctamente, los títulos de las columnas no pueden ser alterados. Algunos errores comunes:
- Incluir carácteres especiales (tildes, ñ…)
- Añadir espacios entre los números
- Poner un NIF de persona física en lugar de un CIF de empresa
- Añadir una coma como separador de decimales en lugar de un punto
Tanto en la remesa de proveedores como en la de facturas, debes asegurarte de no incluir espacios antes o después de la información. Esto puede generar errores difíciles de percibir.
Una vez subido el archivo podemos obtener dos resultados:
- Processed: el archivo ha sido subido con éxito
- Processed with errors: el archivo ha sido subido con errores. Tenemos la posibilidad de descargarnos los resultados en el botón que aparece a la derecha del mensaje en gris. En el archivo resultante se indicará la fila en la que se encuentra el error. Se debe modificar el archivo para subsanar el error y volver a subirlo para corregirlo.
Para ver remesas subidas anteriormente deberás hacer click en “Añadir proveedores” y, una vez en la pantalla que aparece para subir una remesa, hacer click en “Importaciones anteriores”. Allí podrás ver un listado con todas las remesas subidas previamente con algunos de los datos más relevantes.
Hacer click en “Importaciones anteriores” para ver otras remesas previas
Remesas anteriores con la opción de descargar resultados
Una vez subido el archivo, todos los proveedores que hayas incluido se mostrarán en la página. Deberás verificar que todos los proveedores se han subido correctamente y no han aparecido carácteres no reconocidos.
Subir remesas de facturas
Para poder subir una remesa de facturas debes acceder a la página Facturas - Añadir facturas.
Subir una remesa de facturas en la plataforma
Para generar el archivo con la remesa de facturas puedes descargar el archivo de muestra y completar los campos solicitados para cada factura.
Para descargar el archivo de muestra, simplemente tenemos que hacer click en “Descargar el archivo de muestra” en la ventana emergente que aparece una vez hemos hecho click en “Añadir facturas”. Aunque el archivo de muestra se descargará en formato CSV, este puede convertirse a formato Excel (.xlsx, .xlsm, etc.) para facilitar la introducción de datos. La plataforma permitirá subir la remesa tanto en formato CSV como en formato Excel.
Descargar una muestra para subir la remesa de facturas
Es muy importante que sigas las siguientes instrucciones a la hora de cumplimentar el documento:
- La referencia de la factura no tiene que ser estrictamente como la propuesta en el ejemplo. Puede tratarse de números, letras o una combinación de ambos.
- El formato del importe de la factura debe ser el proporcionado en el CSV de ejemplo: 1000.50.
- El formato de la fecha debe ser el proporcionado en el CSV de ejemplo: AAAA/MM/DD (Año, Mes, Día).
Tanto en la remesa de proveedores como en la de facturas, debes asegurarte de no incluir espacios antes o después de la información. Esto puede generar errores difíciles de percibir.
Para ver remesas subidas anteriormente deberás hacer click en “Añadir facturas” y, una vez en la pantalla que aparece para subir una remesa, hacer click en “Importaciones anteriores”. Allí podrás ver un listado con todas las remesas subidas previamente con algunos de los datos más relevantes.
Hacer click en “Importaciones anteriores” para ver otras remesas previas
Cambiar entre distintas líneas y productos
En los casos en los que un mismo usuario tenga acceso a la gestión de otros productos, podrá acceder a las mismas a través del botón “Cambiar producto”, situado en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Puedes cambiar entre los distintos servicios contratados
Soporte y atención al cliente
Si tienes cualquier duda o necesitas asistencia de algún tipo en la gestión de tu cuenta de cliente, en Novicap ponemos a tu disposición un equipo de atención al cliente para ayudarte en todo el proceso. A continuación te dejamos los puntos de contacto que puedes usar para obtener soporte:
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Teléfono |
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+34 900 861 374 |
dd@novicap.com |
Otros servicios de Novicap
En la plataforma de Novicap también te ofrecemos la posibilidad de financiar facturas pendientes de pago de tus clientes a través del Factoring, o mejorar tu cadena de suministro ofreciendo anticipos a tus proveedores con nuestro Confirming.
La línea de Factoring de Novicap ofrece a tu empresa la oportunidad de anticipar las facturas emitidas a tus deudores nacionales e internacionales antes de la fecha estimada de pago. Con los módulos adicionales Sin recurso, Verificación parcial o Verificación parcial extendida podrás encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
Si buscas mejorar tu cadena de suministro y optar a una mejor negociación de las condiciones comerciales con tus proveedores, puedes contar con nuestra solución de Confirming que, gracias a sus diferentes líneas de Estándar y Pronto pago con o sin colaterales, se adaptarán a la perfección a las necesidades de tu empresa.
Si quieres más información acerca de los servicios que ofrece Novicap puedes llamarnos al +34 900 861 374 o enviar un correo electrónico a info@novicap.com y uno de nuestros expertos financieros se pondrá en contacto contigo en menos de 48 horas.